Как собрать ИИ-агента для записи клиентов

Агент записи ведет разговор, который сейчас ведет администратор. Уточняет услугу и специалиста, предлагает свободное время, записывает, подтверждает визит накануне и напоминает в день приема.

Если клиент хочет перенести или отменить визит, агент находит новое окно и освобождает старое. Нестандартный запрос уходит администратору вместе с историей разговора.

Каналы те же, где клиенты пишут и звонят сейчас: Telegram, MAX, чат на сайте, телефон. Текстовые каналы агент закрывает одной логикой, а для звонков нужны распознавание речираспознавание речи Распознавание речи (automatic speech recognition, ASR) это перевод устной речи в текст программой: из звонка, голосового сообщения или записи встречи. Подробнее в словаре и телефония, это отдельная сборка, о ней страница про голосового агента.

Базы знанийбаза знаний для ИИ База знаний для ИИ это отобранные и подготовленные документы компании, по которым ИИ-ассистент ищет ответы: регламенты, инструкции, каталог, ответы на частые вопросы. Подробнее в словаре такому агенту часто не нужно: цены, адрес и правила подготовки помещаются в инструкцию, а окна он берет из календаря. Почему так, разобрано на странице об агенте без базы знаний.

Под ключ такого агента мы делаем для клиник, автосервисов и салонов, услугу держит страница ИИ-администратора для записи клиентов. В пилоте метрика в договоре: доля записей без участия администратора и число пропущенных обращений.

Для сборки без кода подойдет n8n, платформа автоматизации с ИИ-агентамиИИ-агент ИИ-агент это нейросеть, которая не просто отвечает, а сама выполняет задачу по шагам: ищет данные, пользуется программами и проверяет результат. Подробнее в словаре. Лицензия Sustainable Use License (fair-code): n8n можно ставить на свой сервер и менять, но нельзя перепродавать как облачный сервис. Как собрать агента на n8n с нуля, есть отдельная инструкция.

Календарь подключается так, по документации n8n:

1. Добавьте узел AI Agent и подключите к нему модель. Агент работает, только если к нему подключен хотя бы один инструмент.

2. Подключите к агенту узел Google Calendar как инструмент с операцией «Availability»: она проверяет, свободно ли окно в календаре.

3. Добавьте второй инструмент Google Calendar с операцией «Create» (добавить событие): так агент записывает клиента.

4. Для переносов и отмен подключите операции «Update» (изменить событие) и «Delete» (удалить событие), для поиска записи клиента операцию «Get Many» (все события календаря).

5. В инструкции агенту опишите правила: длительность услуг, перерывы, какие данные спросить у клиента и когда звать администратора.

Перед запуском проверьте агента на трудных случаях: клиент просит время, которое уже занято; хочет записаться к двум специалистам подряд; пишет «как в прошлый раз». Записи, которые агент сделал в тестовом календаре, сверяйте руками.

Удобно завести отдельный календарь на каждого специалиста: агент проверяет нужный календарь, а не разбирает общий. Google Calendar в этой схеме годится, чтобы проверить сборку на тестовых записях; для реальных клиентов смотрите раздел о данных ниже.

Напоминания снижают неявки, и это проверено исследованиями. Обзор Cochrane (декабрь 2013) по 8 исследованиям с 6 615 участниками показал: SMS-напоминания повышают явку на прием по сравнению с отсутствием напоминаний.

На практике напоминаний два: подтверждение накануне, чтобы успеть отдать окно другому клиенту, и короткое напоминание в день приема с адресом.

Напоминание в n8n собирается отдельным сценарием:

1. Узел Schedule Trigger запускает сценарий по расписанию, например каждый день в выбранный час (интервал «Days»).

2. Узел Google Calendar с операцией «Get Many» берет события календаря, из них сценарий выбирает визиты на завтра.

3. Узел Telegram с операцией «Send Message» отправляет клиенту сообщение: в поле «Chat ID» чат клиента, в поле «Text» время и адрес.

4. Сохраните и опубликуйте сценарий: по документации n8n узел расписания запускается только в опубликованном сценарии.

Если клиент отвечает, что не придет, сообщение попадает к агенту, и тот предлагает перенос теми же инструментами «Availability» и «Update». Освободившееся окно сразу видно другим клиентам.

Своими силами за неделю собирается агент на одном календаре и одном канале: запись, напоминание, перенос. Небольшому салону или частному специалисту этого может хватить.

Разработчик нужен, когда запись живет не в календаре, а в CRM, медицинской системе или YCLIENTS, когда каналов несколько, включая телефон, и когда агент должен проверять предоплату. Как подключается YCLIENTS, описано в разделе интеграций.

Имя, телефон и время визита это персональные данные, а в клинике еще и сведения о здоровье. По 152-ФЗ (ч. 5 ст. 18) запись и хранение данных граждан России в базах за пределами страны не допускаются. Поэтому календарь, n8n и модель для реальных клиентов ставят на сервер в России. Как мы это делаем, на странице о безопасности данных.

Наш пилот: агент записи на одном процессе, 14 дней, от 150 000 ₽, метрика в договоре. Как такой агент выглядит в работе, мы описали в статье о том, как ИИ-администратор записывает клиентов.

Типовой агент записи собирается из открытых блоков. Если за него просят как за уникальную разработку, спросите, из чего цена, и платите за результат по метрике, а не за часы.