Как создать ИИ-департамент: с чего начать и в каком порядке

Первое лицо назначает ответственного за ИИ. Это может быть ИИ-директорИИ-директор ИИ-директор это руководитель, который отвечает за искусственный интеллект во всей компании: выбирает, что внедрять, контролирует подрядчиков, бюджет и риски. Подробнее в словаре в штате, приходящий ИИ-директор или руководитель, у которого есть время и полномочия менять работу отделов.

Ответственный собирает руководителей отделов и задает три вопроса: где уходят время и деньги, какие сервисы с ИИ уже куплены и кто ими на самом деле пользуется. Ответы записывают по каждому отделу.

Отдельно записывают, сколько людей занято рутиной в каждом отделе и сколько стоит их время с налогами. Эти цифры понадобятся, чтобы посчитать эффект в рублях на следующем этапе.

Параллельно ИТ-отдел составляет список систем: CRM, 1С, телефония, мессенджеры. Юрист отмечает, где компания обрабатывает персональные данные клиентов. Без этих двух списков карту не составить.

Если нужен взгляд со стороны, начните с разбора на 30 минут, он бесплатный. На нем скажем, с какого процесса начать и нужна ли вам полная карта.

Глубже идет ИИ Due Diligence, комплексная проверка компании с одним вопросом: где ИИ даст деньги, а где принесет риск. Проверяют процессы, данные, системы, затраты на людей и подрядчиков.

Карта ИИ-решений показывает, где ИИ даст деньги, каким решением это сделать, сколько это стоит и в каком порядке внедрять. Это главный документ департамента: по нему он работает весь следующий год.

В карту входят восемь частей:

1. Процессы: где уходят время и деньги, по каждому отделу.

2. Потери в рублях: сколько стоит каждый процесс сейчас.

3. Решения: готовый сервис, ИИ-агентИИ-агент ИИ-агент это нейросеть, которая не просто отвечает, а сама выполняет задачу по шагам: ищет данные, пользуется программами и проверяет результат. Подробнее в словаре, локальная модель или ничего, если ИИ здесь не нужен.

4. Рынок: какие решения уже есть в России, сколько стоят и чем отличаются.

5. Эффект: экономия и рост в рублях, вложения и срок окупаемости.

6. Риски: данные, 152-ФЗ, зависимость от одного поставщика, ошибки ИИ.

7. Порядок: что внедрять первым, что потом и что не трогать.

8. Люди: кто отвечает за каждое решение и кого чему научить.

Итог этапа: список процессов с расчетом и один процесс, с которого начинают. Выбирают тот, где результат проще измерить и быстрее увидеть. Чаще всего это заявки и ответы клиентам.

Пилот это один ИИ-агент на одном процессе с метрикой, записанной до старта. Например, доля заявок с ответом за минуту или число записей без участия администратора.

Владелец процесса пишет правила для агента: что отвечать, что нельзя обещать, когда звать человека. ИТ-отдел выдает агенту отдельную учетную запись с доступом только к своему процессу. Юрист проверяет, какие данные агент видит.

У нас пилот стоит от 150 000 ₽ и занимает 14 дней, метрика записана в договоре. Остаток этапа уходит на работу агента с реальными клиентами и сравнение с цифрой до запуска.

Пока агент работает, ответственный раз в неделю смотрит его ответы вместе с владельцем процесса. Ошибки сразу превращаются в правки правил, а не копятся до конца пилота.

Если метрика не достигнута, решение не масштабируют. Департамент разбирает причину: правила агента, неполные сведения в CRM или неверно выбранный процесс.

Отдел, где работает агент, учат принимать его работу: что агент делает сам, что передает человеку и по какой цифре видно, что все идет как надо. Руководителей учат выбирать следующий процесс.

Всем сотрудникам дают короткие правила: какие сведения можно отдавать нейросетям, а какие нельзя. Так компания закрывает риск, что люди сами отправят договоры и списки клиентов во внешние чаты.

В конце ответственный приносит первому лицу отчет на одну страницу: метрика пилота до и после, деньги, которые агент сэкономил или принес, и следующий процесс из карты.

Учить отделы и вести отчет может ИИ-директор: у нас эта роль стоит от 100 000 ₽ в месяц, 5 часов в неделю, без найма в штат.

1. Ответственного за ИИ, который подчиняется первому лицу.

2. Карту ИИ-решений с расчетом в рублях и порядком внедрения.

3. Один процесс на ИИ с метрикой до и после.

4. Отдел, который умеет работать с агентом, и правила для остальных сотрудников.

5. Решение о следующем шаге: второй процесс, ИИ-отделИИ-отдел ИИ-отдел это команда ИИ-агентов, которые вместе ведут процесс компании: каждый агент выполняет свою роль, а человек задает правила и проверяет важные решения. Подробнее в словаре из 3–5 агентов от 450 000 ₽ или пауза, если цифры не сошлись.

Это минимальный ИИ-департаментИИ-департамент ИИ-департамент это люди и правила внутри компании, которые отвечают за искусственный интеллект: кто выбирает решения, кто следит за данными и рисками, кто считает эффект. Подробнее в словаре. Дальше он растет вместе с числом процессов: владельцы процессов в других отделах, регулярный отчет, обучение по мере того, как ИИ приходит в новые отделы.