ИИ-агент для HR: адаптация новичка и кадровые вопросы без очереди

Служба персонала отвечает на одни и те же вопросы десятки раз: график, отпуск, справки, больничный, корпоративные правила. Ответы уже записаны в локальных актах, но сотрудники пишут HR-менеджеру, потому что так быстрее.

Агент закрывает три задачи: ведет новичка по плану адаптации, отвечает сотрудникам по внутренним документам и напоминает о кадровых сроках. Найм и разбор откликов здесь не рассматриваем, им посвящена страница об агенте рекрутинга.

Ответы агент строит по принципу RAGRAG RAG это схема, в которой ИИ сначала находит нужные фрагменты в ваших документах, а потом отвечает, опираясь на них. Подробнее в словаре: ищет нужный пункт в ваших документах и отвечает по нему со ссылкой на источник. Модель не обучают на ваших данных, ей дают доступ к базе документов.

Испытательный срок не может быть дольше трех месяцев, а для руководителей и главных бухгалтеров дольше шести (статья 70 ТК РФ). План адаптации обычно укладывают в этот срок: что новичок делает в первый день, первую неделю, первый месяц.

Агент пишет новичку в мессенджер или корпоративный чат по плану. В первый день присылает схему офиса и контакты наставника, через неделю спрашивает, получил ли он доступы, через месяц напоминает о встрече с руководителем.

До подписания трудового договора работодатель знакомит сотрудника под роспись с правилами внутреннего распорядка и локальными актами (статья 68 ТК РФ). Агент эту подпись не заменяет, но объясняет простыми словами, что написано в документе, и отвечает на вопросы по нему.

Ответы новичка агент собирает в короткую сводку для HR-менеджера: кто не получил доступы, у кого остались вопросы, кто пропустил встречу с наставником. Решения по испытательному сроку принимает руководитель.

Кадровые сроки агент держит в календаре: за две недели до конца испытательного срока он напоминает руководителю и HR-менеджеру, что пора подвести итог и оформить решение. Напоминание приходит заранее, а не в последний день, чтобы у руководителя было время поговорить с сотрудником.

База знанийбаза знаний для ИИ База знаний для ИИ это отобранные и подготовленные документы компании, по которым ИИ-ассистент ищет ответы: регламенты, инструкции, каталог, ответы на частые вопросы. Подробнее в словаре агента: правила внутреннего распорядка, положения об отпусках, премиях и командировках, шаблоны заявлений. Чем точнее и свежее документы, тем точнее ответы.

Если документа нет, агент так и говорит и передает вопрос HR-менеджеру. Придумывать порядок оформления отпуска он не должен, это правило пишут в его инструкцию с первого дня.

Простой вариант собирается без программиста: ассистент с инструкцией и загруженными документами. Как собрать такого ассистента и проверить его ответы, разобрано на странице о RAG-агенте.

Отвечать агент может в Telegram, MAX или на корпоративном портале. Канал выбирают тот, где сотрудники уже переписываются, иначе агентом никто не будет пользоваться.

Анкеты, паспорта, зарплаты и больничные сотрудников относятся к персональным данным. По 152-ФЗ их собирают и хранят в базах на территории России, а перед передачей за рубеж подают уведомление в Роскомнадзор.

Поэтому агент, который видит личные дела, работает на сервере в России или на модели, развернутой у вас. Анкеты сотрудников в публичные чат-ботычат-бот Чат-бот это программа, которая переписывается с человеком в окне чата: на сайте, в мессенджере или в приложении. Подробнее в словаре не загружают.

Трудовой кодекс запрещает работодателю основывать решения, которые затрагивают интересы работника, на данных, полученных только автоматизированной обработкой (статья 86). Агент может подготовить сводку, но решение о премии, переводе или увольнении принимает человек.

За повторную утечку персональных данных компания платит от 1 до 3% выручки, но не меньше 25 млн и не больше 500 млн рублей. Как мы работаем с такими данными, описано на странице о безопасности данных, а права агента разобраны на странице о его защите.

Сами вы соберете агента, который отвечает по общим правилам без личных данных: график, отпуск, порядок оформления командировки. Это неделя работы HR-менеджера над документами и проверка на реальных вопросах сотрудников.

Разработчик нужен, когда агент видит данные конкретного сотрудника: остаток отпуска, статус документов, дату окончания испытательного срока. Здесь нужны подключение к кадровой системе или 1С, права доступа и журнал действий агента.

Такого агента мы запускаем пилотом: 14 дней, от 150 000 ₽, метрика в договоре. Например, доля вопросов сотрудников, на которые агент ответил без HR-менеджера.

Если служба персонала больше всего времени тратит на отклики кандидатов, начинать стоит с найма: это отдельная услуга с разбором откликов и первым интервью.