Как собрать ИИ-агента для бухгалтерии и что он не подпишет

В бухгалтерии много работы, где человек читает документ и переносит из него данные: счета, акты, накладные, письма контрагентов. Это задачи для агента. Решения о налогах и проводках остаются за бухгалтером.

С чего обычно начинают: разбор входящих документов, сверка с контрагентами, ответы сотрудникам о выплатах и командировках, напоминания о сроках оплаты по договорам.

Для ответов по внутренним правилам агенту дают базу знаний: учетную политику, положения о командировках и премиях. Он работает по принципу RAGRAG RAG это схема, в которой ИИ сначала находит нужные фрагменты в ваших документах, а потом отвечает, опираясь на них. Подробнее в словаре: ищет нужный фрагмент в ваших документах и отвечает по нему со ссылкой на пункт.

Отчет руководителю о деньгах и отклонениях от плана собирает другой агент, со своими доступами. Он описан на странице агента-аналитика.

По статье 9 закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным документом. В нем семь обязательных реквизитов: название, дата, кто составил, содержание операции, количество или сумма с единицами, должности ответственных и их подписи.

Агент проверяет входящий акт или накладную по этому списку и сверяет суммы со счетом и договором. Документ без даты, без подписи или с суммой, которая не совпадает со счетом, уходит бухгалтеру с пометкой, что именно не так.

Сканы агент сначала переводит в текст, и на плохом скане он может ошибиться в цифре. Как устроено извлечение данных и где оно ломается, разобрано на странице агента для документов.

Документы учета хранят не меньше пяти лет после отчетного года, это статья 29 того же закона. Поэтому агент работает с копиями и ссылками на архив, а удалять или менять оригиналы ему не дают.

Акт сверки с контрагентом агент готовит из выгрузки расчетов: сводит оплаты и отгрузки за период, отмечает расхождения и пишет черновик письма контрагенту. Бухгалтер проверяет и отправляет.

Вопросы сотрудников бухгалтерия получает каждый день: когда придет зарплата, какие документы нужны для авансового отчета, как оформить командировку. Агент отвечает по учетной политике и внутренним положениям и показывает пункт, на котором основан ответ.

Если ответа в документах нет, агент не придумывает его, а передает вопрос бухгалтеру. Это правило записывают в инструкцию агента с первого дня и проверяют на тестовых вопросах до запуска.

Зарплаты, паспортные данные и больничные сотрудников относятся к персональным данным. По 152-ФЗ их собирают и хранят в базах на территории России, а до передачи за рубеж подают уведомление в Роскомнадзор. Как мы работаем с такими данными, описано на странице о безопасности данных.

Пока агент работает с выгрузками, его можно собрать без программиста в конструкторе. Когда он должен сам читать остатки по счетам, создавать черновики документов и сверять их с банковской выпиской, нужно подключение к 1С и разработчик.

Подключение делают через API, то есть официальный канал обмена данными между программами, или через MCPMCP MCP (Model Context Protocol) это открытый стандарт, через который ИИ-приложения подключаются к инструментам и данным: файлам, CRM, базам, сервисам. Подробнее в словаре. Это протокол, который Anthropic открыла 25 ноября 2024 года как единый способ подключать ИИ к данным и сервисам.

Права выдают по принципу «читать все, писать только черновики». Агент создает документ в статусе черновика, бухгалтер проверяет и проводит. Что агент делает в 1С хорошо, а что ему доверять нельзя, разобрано в статье об ИИ в 1С.

Агента с подключением к 1С мы запускаем пилотом за 14 дней, от 150 000 ₽, с метрикой в договоре. Например, сколько входящих документов в день бухгалтер получает уже проверенными.

Закон о бухгалтерском учете называет ответственного прямо: ведение учета и хранение документов организует руководитель. Он поручает учет главному бухгалтеру, другому должностному лицу или компании по договору.

Агента в этом списке нет. Поэтому каждая операция, которую он готовит, проходит через человека, а в журнале агента видно, кто и когда ее одобрил.

На практике граница такая: агент читает, сверяет, готовит черновики и отвечает на вопросы; бухгалтер проводит, подписывает, сдает отчетность и ведет переписку с налоговой. Если подрядчик предлагает агента, который сам проводит документы, спросите, кто отвечает за ошибку в отчетности.

Если учет ведет бухгалтерская фирма на аутсорсе, агент работает на вашей стороне: собирает документы и отвечает сотрудникам, а фирма получает комплект без пропусков.