Электронные перевозочные документы обязательны с 1 сентября 2026 года: почему заявке на перевозку нужны полные данные с первого сообщения

По разъяснению ФНС, все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности должны оформлять в электронном виде транспортные накладные, заказы или заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожную и грузовую авиационную накладную. Обязанность касается грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Документы подписываются электронной подписью и оформляются через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

До 1 марта 2027 года действует период без штрафов: участников, которые оформили документ на бумаге, не наказывают.

На 1 сентября 2026 года через ГИС ЭПД оформлено более 50 млн электронных документов, к системе подключено более 38 тысяч организаций из 83 регионов. Аккредитованы 16 операторов электронного документооборота, 14 из них работают в продуктивном контуре, то есть с настоящими документами.

В электронной заявке и накладной адреса, груз, даты и реквизиты должны быть верными до подписания. Значит, диспетчеру нужны полные данные по заявке сразу, а не после трех звонков клиенту.

Частый источник неполных данных это переписка: клиент пишет в мессенджер «нужна машина на завтра», а вес, адрес и реквизиты выясняются по ходу. Агент может задавать эти вопросы сразу и складывать ответы в карточку заявки. Как работает ИИ для логистики на приеме заявок, описано на странице отрасли.

ФНС называет четыре шага: получить квалифицированную электронную подпись руководителя, оформить машиночитаемые доверенности сотрудникам, подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД и дать доступ сотрудникам с назначенным администратором. Если учет ведется в 1С, проверьте, поддерживает ли ваша конфигурация работу с ЭПД. И посчитайте, какая доля заявок приходит к диспетчеру с неполными данными.

Обязательные ЭПД задевают прием заявок на перевозку: из неполной заявки не собрать электронный документ. Первым процессом мы бы отдали агенту именно прием заявок. Агент отвечает клиенту в мессенджере или чате на сайте, уточняет адреса, груз, даты и реквизиты и заводит заявку в CRM, а диспетчер получает ее целиком. В договор пилота мы записываем долю заявок, дошедших до CRM с полным набором полей, и время до ответа.

Пример расчета: допустим, 500 заявок в месяц, а диспетчер с зарплатой 70 000 ₽ тратит 15 минут на уточнение данных по каждой. С налогами зарплата 70 000 × 1,3 = 91 000 ₽, уточнения занимают 125 часов в месяц, при 168 рабочих часах это около 68 000 ₽. Если метрика пилота подтвердится, разница с сопровождением от 40 000 ₽ в месяц составит около 28 000 ₽, и пилот от 150 000 ₽ вернется примерно за 5–6 месяцев.