Где хранить данные клиентов при внедрении ИИ: 152-ФЗ простыми словами

Оператор персональных данных это ваша компания: вы собираете данные клиентов и решаете, зачем. Подрядчик, который внедряет агента, обрабатывает данные по вашему поручению. Значит, у вас должны быть свои документы: политика обработки, согласие клиента там, где оно нужно, и договор с подрядчиком, где написано, что он делает с данными и где их хранит.

С 1 июля 2025 года закон запрещает при сборе записывать и хранить персональные данные граждан России в базах за рубежом (часть 5 статьи 18 152-ФЗ). Для агента это значит: переписка, карточки клиентов и все, что агент читает из CRM и 1С, должны записываться и храниться в базах в России, а передавать их за рубеж можно только по правилам трансграничной передачи, с уведомлением Роскомнадзора. Мы обрабатываем персональные данные на серверах в России по 152-ФЗ, и это первое, что мы советуем спросить у любого подрядчика до подписания договора.

Частый риск: агент отвечает хорошо, потому что под капотом иностранный сервис, в который уходит текст переписки вместе с именем и телефоном клиента. Спросите прямо: через какие сервисы проходит текст сообщений и где стоит сервер, который его обрабатывает. Ответ «мы обезличиваем» требует уточнения: что именно вырезается и кто это проверял.

Если агент собирает заявки на сайте или в мессенджере, клиент должен видеть, кто собирает данные и зачем: политика обработки данных доступна по ссылке, согласие оформлено отдельным документом, а не строкой в договоре, форма не отправляет данные в иностранный сервис. На нашем сайте согласие и политика лежат отдельными страницами, и мы советуем клиентам сделать так же.

Агент получает отдельную учетную запись в CRM и 1С с правами только на то, что нужно для процесса: чтение остатков, создание черновиков, запись в сделку. Все его действия видны в журналах под его именем. После внедрения вы получаете систему, свои данные и все доступы, а исходный код можно выкупить отдельно, то есть данные не остаются у подрядчика.

Где физически хранятся данные и переписка. Через какие внешние сервисы проходит текст сообщений. Какая учетная запись у агента в CRM и 1С и какие у нее права. Что происходит с данными, если вы расторгаете договор. Есть ли у подрядчика документы об обработке данных по поручению. Если на любой из вопросов ответ «уточним», отложите договор.

Политика обработки персональных данных на сайте. Уведомление Роскомнадзора об обработке данных и, если данные уходят за рубеж, отдельное уведомление о трансграничной передаче. Согласие клиента отдельным документом там, где оно требуется. Договор с подрядчиком с разделом об обработке данных по поручению: что обрабатывает, где хранит, что делает при расторжении. Внутренний документ о правах доступа агента к CRM и 1С. Если чего-то из этого нет, добавьте до пилота: собрать документы заранее дешевле, чем объяснять их отсутствие потом.

Такое встречается, когда при запуске чат-бота не спросили, где хранить данные: бот стоял на зарубежной платформе. Порядок действий: остановить передачу, понять, какие данные и за какой период уходили, перенести процесс на обработку в России, обновить документы. Это не повод отказываться от агента, это повод выбрать его правильно. Юрист подскажет, нужно ли уведомлять кого-то дополнительно: мы здесь даем только техническую сторону.